La plus-value des méthodes collaboratives dans vos projets de réorganisation interne
Newsletter externe - Octobre 2022
Depuis la crise sanitaire, le travail collaboratif connaît un important renouveau. Ces mois consécutifs de télétravail ont mis à mal les liens entre les professionnels des structures du secteur sanitaire et médico-social.
Les interactions humaines ont été limitées favorisant le travail en silo, notamment dans des environnements multi-sites. Dans ce contexte post-crise, l’utilité des méthodes collaboratives dans les projets est d’autant plus importante. Elles sont d’excellents moyens pour favoriser les échanges, la compréhension de l’autre, avec des effets d’amélioration de l’efficience des structures tant au niveau de leur fonctionnement interne que du service rendu.
Ce mois-ci, nous vous partageons un projet sur lequel nous avons déployé une démarche collaborative intense sur un semestre : le projet de réorganisation de la Fondation John Bost.
La fondation John Bost
Présentation de la structure
La Fondation John Bost est une institution sanitaire et médico-sociale privée à but non lucratif. Elle accueille, soigne et accompagne plus de 1 900 personnes (enfants, adolescents, adultes et personnes âgées) souffrant de troubles psychiques et de handicap physique et/ou mental ainsi que des personnes âgées dépendantes.
La Fondation s'est fortement transformée depuis 10 ans. Elle est désormais composée de 38 établissements répartis sur la façade ouest de la France. Afin de tenir compte de cette croissance importante, la Fondation a structuré son organisation en trois sites regroupant plusieurs établissements.
L'origine du projet de réorganisation
Au regard de ces évolutions territoriales et organisationnelles, une réorganisation du fonctionnement des services transversaux et de la Direction Générale a été décidée. Ayant une forte expérience en conduite du changement et accompagnement de projets organisationnels, le cabinet GovHe a accompagné la Fondation dans cette démarche structurante avec comme facteur clé : la mise en place de méthodes collaboratives.
Interview d'Hélène Antonini-Castera, Secrétaire Générale de la Fondation
Pourquoi avez-vous décidé de faire appel au cabinet GovHe ?
Notre ambition première était d'avoir un regard extérieur permettant l'écoute de tous et l'expression de chacun. De plus, le projet de réorganisation s'inscrivait dans un contexte post-Covid, période synonyme de forts changements et dans une perspective de déplacement de la localisation de la Direction Générale et des services transversaux qui impacte fortement les organisations professionnelles et personnelles.
Quels étaient vos besoins en matière d'accompagnement ?
Ce projet de réorganisation était l'occasion de prendre du recul sur nos organisations actuelles, et surtout de les réinterroger. C'était également l'opportunité d'amorcer un nouveau mode de fonctionnement plus créatif et agile, en lien avec les évolutions du secteur. L'accompagnement proposé par le cabinet GovHe répondait totalement à nos besoins à savoir : de l'écoute, de la co-construction et de l'agilité.
Quels sont les résultats observés ?
L'accompagnement mis en place par le cabinet GovHe a d'abord permis une compréhension partagée par tous des enjeux des projets. De plus, les méthodes collaboratives mises en place ont impulsé une volonté de l'ensemble des directions et services de poursuivre le travail collaboratif avec les outils proposés par le cabinet. Enfin, cet accompagnement a permis le transfert de compétences managériales et surtout l'émergence d'une organisation cible co-construite avec l'ensemble des professionnels mobilisés.
La co-construction vue par GovHe
Une méthodologie basée sur l'appropriation des acteurs
Les projets de réorganisation sont des marqueurs forts dans l’histoire d’une institution tant au niveau symbolique qu’organisationnel.
Nous sommes conscients que les projets de telle ampleur peuvent être difficiles à vivre pour l’ensemble des professionnels. C’est pourquoi nous avons fait le choix de proposer un accompagnement basé sur une démarche collaborative et agile. Notre méthodologie s’est basée sur l’appropriation de chacun. Sans démarche collective, l’appropriation est beaucoup plus lente.
Notre rôle : construire un cadre de coopération couvert et collaboratif
Notre rôle a été d’engager un cheminement individuel et collectif afin de créer une nouvelle dynamique. Pour ce faire, nous nous sommes attachés à construire un cadre de coopération ouvert et collaboratif.
Il s’agissait de créer un espace de discussion et d’échange autour du projet permettant l’expression de chacun. Nous avons commencé par rencontrer les professionnels de manière individuelle, puis de les associer à des moments de travail collaboratif prenant la forme soit de traditionnels ateliers de travail, soit de séminaires collaboratifs.
Les séminaires collaboratifs, des moments clés pour la réussite du projet
Le projet de réorganisation de la Fondation John Bost a été ponctué par des moments forts : les séminaires collaboratifs. Organisés sur une journée, ces moments d’échanges ont été essentiels pour l’avancement du projet.
Lors de ces étapes majeures, notre rôle a été de préparer les conditions de travail en amont et, le jour même d’accompagner les professionnels dans le processus collaboratif. Les méthodes collaboratives mises en place ont ainsi pu libérer la parole de chacun. Chaque professionnel mobilisé était acteur du projet et pouvait se l’approprier.
Ces moments ont permis au groupe de :
- Jalonner le projet avec un partage large de l’information sur les éléments produits par le projet,
- Confronter ces éléments aux partenaires internes pour s'assurer qu’ils répondaient bien aux enjeux définis,
- Assurer la bonne connaissance à travers l’organisation.
